Ein unterschriebener Arbeitsvertrag ist noch kein Garant dafür, dass du einen langfristigen Mitarbeiter gewonnen hast.

In einer Erhebung aus dem Jahr 2022 haben rund 44 % der neuen Mitarbeiter noch während der Probezeit das Unternehmen verlassen. Das ist in meinen Augen eine erschreckende Zahl, denn Firmen investieren eine Menge Geld und Ressourcen, um genau diese Mitarbeiter für sich zu gewinnen. Dabei liegt es oft nicht einmal an den Mitarbeitern selbst, sondern an der schlechten Vorbereitung und einem für die Mitarbeiter nicht zufriedenstellenden Onboarding.

Aber lass uns das Ganze noch einmal genauer betrachten:

Der Bewerbungsprozess ist schon ein sehr komplexer und aufwendiger Schritt, um neue Mitarbeiter zu gewinnen – von den Kosten einmal abgesehen. Aber auch hier kannst du bereits Fehler machen, die die Chancen auf eine langfristige Bindung schmälern. Oft werden bei der Rekrutierung Versprechungen gemacht oder Werte vermittelt, die das Unternehmen später nicht einhalten kann. Bei meiner Recherche bin ich auf einen Fall gestoßen, bei dem ein Mitarbeiter erst nach einigen Wochen von der politischen Einstellung der Geschäftsleitung erfuhr. Diese stand in starkem Widerspruch zu seinen eigenen moralischen Überzeugungen. Der Mitarbeiter kündigte daraufhin sofort, obwohl er noch keinen neuen Job hatte.

Auch wenn du neue Mitarbeiter gefunden hast, mangelt es oft an Aufmerksamkeit zwischen der Zusage und dem eigentlichen Arbeitsbeginn. Die neuen Kollegen erhalten vielleicht eine E-Mail mit der Information, wann der erste Arbeitstag beginnt, und danach hören sie nichts mehr von dir. Durch regelmäßigen Kontakt – sei es per E-Mail oder SMS – kannst du dem „Rookie“ direkt Wertschätzung vermitteln. Diese Nachrichten kannst du auch nutzen, um den neuen Mitarbeiter über das Unternehmen zu informieren und erste Einblicke ins Onboarding zu geben.

Ich habe es in der Vergangenheit immer so gehandhabt, dass ich einige Tage vorher mitteilte, wie die ersten Arbeitstage ablaufen werden. Zudem informierte ich darüber, dass wir am ersten Tag gemeinsam mit dem Team Mittag essen gehen. So wurde gleich geklärt, ob der neue Kollege sich etwas zu essen mitbringen muss oder ob es andere Möglichkeiten gibt, sich in der Pause zu stärken.

Solche E-Mails müssen nicht immer vom Personalbüro kommen. Auch eine kurze Vorstellung durch den Vorgesetzten oder einen Kollegen, der den Neuen während des Onboardings begleitet, ist eine sinnvolle Maßnahme. Dies hilft dem neuen Mitarbeiter, schon vor dem ersten Tag Namen und Funktionen seiner Kollegen kennenzulernen. Nichts ist schlimmer, als sich gleich am ersten Tag unzählige Namen und Jobbezeichnungen merken zu müssen.

Wenn der erste Tag dann gekommen ist, sollten die Kollegen aus der Abteilung bereits informiert sein, dass ein neuer Mitarbeiter anfängt. So kannst du beispielsweise Zeitfenster für Fragen einplanen.

Ein herzliches Willkommen und kleine Aufmerksamkeiten hinterlassen ebenfalls einen positiven Eindruck. Ich empfehle dir, den neuen Arbeitsplatz einladend zu gestalten und vielleicht ein paar Give-aways, Süßigkeiten oder notwendige Fachbücher bereitzulegen.

Für neue Mitarbeiter sind einige Systeme oder Software möglicherweise unbekannt. Deshalb sollte das Onboarding diese Themen umfassen, um Frustrationen zu vermeiden. Es gibt nichts Schlimmeres als eine Software, die man nicht versteht oder noch nie genutzt hat. Ich habe in meinen Onboardings jede Software genau erklärt und so vorbereitet, dass die Kollegen problemlos damit arbeiten konnten. Dazu gehört auch, den neuen Mitarbeiter in relevante Chat-Gruppen einzuladen, sodass er gleich integriert ist.

Ein weiterer Tipp: Fülle den Kalender des neuen Mitarbeiters mit den Themen des Onboardings, einschließlich Schulungen und Ansprechpartnern. So weiß der Neue jederzeit, wann welche Themen behandelt werden und an wen er sich wenden kann. Eine solche Organisation lässt sich gemeinsam mit dem Team oder den Fachverantwortlichen planen und als Blaupause für zukünftige Mitarbeiter verwenden.

In den ersten zwei bis drei Wochen habe ich zudem am Ende des Arbeitstages ein kurzes Daily Recap durchgeführt. So konnte ich herausfinden, ob es Herausforderungen gab oder ob der Tag besonders positiv verlaufen ist.

Ein gutes Onboarding ist essenziell, denn einer Studie aus dem Jahr 2023 zufolge kündigen die meisten neuen Mitarbeiter bereits in den ersten 100 Tagen – oft aufgrund eines mangelhaften Onboardings.

Ein weiterer wichtiger Punkt: Bei der Rekrutierung wird oft versucht, das Unternehmen in den besten Tönen anzupreisen. Doch das ist meist gar nicht nötig. Offene und ehrliche Kommunikation sind entscheidend. Übertreibungen oder falsche Versprechungen werden früher oder später ohnehin aufgedeckt, was zu Enttäuschungen führt. Ein Beispiel: Wenn einem Mitarbeiter ein BMW als Firmenwagen versprochen wird, er letztlich jedoch einen Smart erhält, ist die Enttäuschung vorprogrammiert. Transparenz ist das A und O!

Natürlich ist es auch wichtig, allen Mitarbeitern Wertschätzung und Respekt entgegenzubringen. Dazu gehört auch, Fehler zuzulassen. Um es mit den Worten von Albert Einstein zu sagen: „Wer noch nie einen Fehler gemacht hat, hat sich noch nie an etwas Neuem versucht.“ Lasse Fehler zu, und wenn etwas schiefläuft, suche gemeinsam mit den Kollegen nach Lösungen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist das Feedback. Gerade in den ersten Wochen können regelmäßige Feedbackgespräche helfen, die Bedürfnisse und Erwartungen des neuen Mitarbeiters besser zu verstehen. Höre aktiv zu und nimm Verbesserungsvorschläge ernst. So zeigst du, dass du den Mitarbeiter und seine Meinung schätzt.

Auch die Unternehmenskultur spielt eine entscheidende Rolle. Neue Mitarbeiter sollten die Werte und Normen des Unternehmens von Anfang an vermittelt bekommen. Das bedeutet jedoch nicht, dass du sie mit endlosen PowerPoint-Präsentationen langweilen musst. Stattdessen kannst du kulturelle Werte in alltägliche Abläufe integrieren – beispielsweise durch Teamevents, lockere Treffen oder den direkten Austausch mit langjährigen Mitarbeitern, die als Mentoren fungieren.

Zusätzlich sollte das Onboarding langfristig angelegt sein. Es reicht nicht, nur in den ersten Tagen oder Wochen eine gute Betreuung zu gewährleisten. Stattdessen solltest du den neuen Mitarbeiter über mehrere Monate hinweg unterstützen und sicherstellen, dass er sich vollständig in das Unternehmen integriert. Dazu gehören regelmäßige Check-ins, Schulungen und die Bereitstellung von Ressourcen, die der Mitarbeiter benötigt, um erfolgreich zu sein.

Einen oft unterschätzten Punkt stellt die soziale Integration dar. Gerade in größeren Unternehmen kann es für neue Mitarbeiter schwierig sein, schnell Anschluss zu finden. Hier sind Mentoring-Programme oder Buddy-Systeme eine große Hilfe. Ein erfahrener Kollege, der dem neuen Mitarbeiter in der Anfangsphase zur Seite steht, kann viele Unsicherheiten ausräumen und gleichzeitig eine erste soziale Bindung herstellen. Diese Form der Unterstützung zeigt auch, dass du nicht nur den beruflichen, sondern auch den menschlichen Aspekt ernst nimmst.

Ein weiterer Ansatz zur Verbesserung des Onboardings ist der Einsatz digitaler Hilfsmittel. Viele Unternehmen nutzen mittlerweile Onboarding-Plattformen, die den gesamten Prozess strukturieren und erleichtern. Diese Tools bieten oft interaktive Inhalte, Lernmodule und Checklisten, die der neue Mitarbeiter in seinem eigenen Tempo bearbeiten kann. Das sorgt nicht nur für eine einheitliche Qualität im Onboarding, sondern entlastet auch die betreuenden Kollegen.

Ebenso wichtig ist es, den Erfolg des Onboardings zu messen. Dies kann durch Umfragen oder Feedbackgespräche erfolgen, in denen die neuen Mitarbeiter ihre Erfahrungen teilen können. Diese Rückmeldungen sind eine wertvolle Grundlage, um den Onboarding-Prozess kontinuierlich zu verbessern. Denk daran: Ein erfolgreiches Onboarding ist kein einmaliger Prozess, sondern ein fortlaufender Zyklus, der immer wieder angepasst und optimiert werden sollte.

Nutze die gewonnenen Erkenntnisse, um Schwachstellen zu identifizieren und gezielt anzugehen. So können beispielsweise häufige Missverständnisse in Schulungen geklärt oder Lücken in der Informationsweitergabe geschlossen werden. Plane zudem regelmäßige Evaluationsrunden mit deinem Team ein, um unterschiedliche Perspektiven einzubeziehen und den Prozess ganzheitlich zu betrachten.

Ein langfristig erfolgreiches Onboarding endet nicht mit der Probezeit. Auch danach solltest du Mitarbeiter ermutigen, sich weiterzuentwickeln und aktiv am Unternehmen teilzuhaben. Weiterbildungsprogramme, Feedbackgespräche und Team-Events sind nur einige der Maßnahmen, die dazu beitragen können, eine nachhaltige Bindung an das Unternehmen zu schaffen.

Darüber hinaus solltest du die individuelle Entwicklung des Mitarbeiters fördern. Biete maßgeschneiderte Karrierewege an, die den persönlichen Stärken und Interessen entsprechen. Dies zeigt nicht nur Wertschätzung, sondern motiviert auch langfristig.

Ein oft übersehener, aber essenzieller Punkt ist die Einbindung der Führungsebene in den Onboarding-Prozess. Führungskräfte sollten aktiv daran teilnehmen und sich Zeit nehmen, die neuen Kollegen willkommen zu heißen. Ein persönliches Gespräch oder ein gemeinsames Frühstück kann Wunder wirken, um eine Verbindung aufzubauen und die Unternehmenskultur direkt zu vermitteln. Solche Gesten bleiben in Erinnerung und schaffen Vertrauen.

Zu guter Letzt: Vermeide Standardlösungen. Jeder neue Mitarbeiter ist individuell, und dementsprechend sollte auch das Onboarding flexibel gestaltet sein. Passe den Prozess an die spezifischen Bedürfnisse an und behalte im Hinterkopf, dass sich Anforderungen je nach Position oder Abteilung unterscheiden können. Nur so schaffst du eine optimale Grundlage für eine langfristige und erfolgreiche Zusammenarbeit.