Ab dem 1. Januar 2025 können Unternehmen Arbeitszeugnisse auch digital ausstellen – vorausgesetzt, die Mitarbeiter:innen stimmen zu. Diese neue Möglichkeit klingt zunächst nach einer modernen Erleichterung für Personalabteilungen, die mit viel Papierkram konfrontiert sind. Doch es gibt eine Hürde, die viele Unternehmen vor Herausforderungen stellen dürfte: die Notwendigkeit einer qualifizierten elektronischen Signatur.

Was bedeutet das digitale Arbeitszeugnis für Unternehmen?

Durch die gesetzliche Änderung (nach § 109 GewO) wird es künftig möglich sein, Arbeitszeugnisse auch in elektronischer Form auszustellen. Wichtig ist dabei, dass dies nur zulässig ist, wenn die Arbeitnehmer:innen ausdrücklich zustimmen. Das digitale Arbeitszeugnis muss zudem mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein, wie sie in § 126a BGB geregelt ist. Diese Signatur stellt sicher, dass das Dokument die gleiche rechtliche Gültigkeit wie ein unterschriebenes Papierzeugnis hat.

Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES)?

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist eine besonders gesicherte Form der elektronischen Signatur. Sie gewährleistet, dass der Unterzeichner eindeutig identifiziert werden kann und dass das Dokument nicht verändert wurde, nachdem es signiert wurde. Diese Art der Signatur wird durch ein Zertifikat eines akkreditierten Anbieters erstellt und bietet somit rechtliche Sicherheit. Damit das digitale Arbeitszeugnis vor Gericht als rechtsgültig anerkannt wird, ist eine solche Signatur zwingend erforderlich.

Die Herausforderung der qualifizierten elektronischen Signatur

Obwohl das Gesetz den Weg für digitale Arbeitszeugnisse ebnet, wird in der Praxis vermutlich weiterhin auf die klassische Papierform zurückgegriffen. Der Grund: Die meisten Unternehmen sind noch nicht in der Lage, die qualifizierte elektronische Signatur regelmäßig und unkompliziert zu nutzen. Der technische Aufwand und die Kosten für die Zertifikate stellen eine erhebliche Hürde dar, die viele Unternehmen erst einmal nicht überwinden können.

Zudem müssen Personalabteilungen sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden ein digitales Arbeitszeugnis ohne rechtliche Bedenken erhalten können – und das kann in der Praxis aufwändig werden. Die Einführung der qualifizierten elektronischen Signatur erfordert eine sorgfältige Planung und möglicherweise auch eine Umstellung bestehender Prozesse und Softwarelösungen.

Gerichtsurteile und rechtliche Aspekte des digitalen Arbeitszeugnisses

Die rechtliche Lage zum digitalen Arbeitszeugnis wird durch verschiedene Urteile gestützt. Grundsätzlich besagt § 109 GewO, dass Arbeitszeugnisse in schriftlicher Form erteilt werden müssen. Eine elektronische Version ist nur dann rechtsgültig, wenn sie mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist. Andernfalls könnte das digitale Zeugnis als unwirksam angesehen werden.

Gerichtsurteile belegen immer wieder, dass die Schriftform nach wie vor erforderlich ist, auch wenn die Digitalisierung voranschreitet. Daher muss das digitale Arbeitszeugnis den Anforderungen der qualifizierten elektronischen Signatur entsprechen, um vor Gericht als gültig anerkannt zu werden.

Was bedeutet das für Personalabteilungen?

Als Personalentscheider:in steht ihr nun vor der Herausforderung, die digitale Ausstellung von Arbeitszeugnissen umzusetzen. Wenn du diesen Schritt gehen möchtest, solltest du sicherstellen, dass dein Unternehmen die notwendige technische Infrastruktur und die passende Lösung für die qualifizierte elektronische Signatur bietet.

Die Integration der qualifizierten elektronischen Signatur in den Arbeitsalltag wird wahrscheinlich nicht sofort reibungslos laufen. Dennoch ist es sinnvoll, jetzt schon darüber nachzudenken und gegebenenfalls mit externen Anbietern zu kooperieren, die eine einfache Lösung zur Integration der digitalen Signatur bieten. Auch eine Testphase mit ausgewählten Mitarbeiter:innen kann helfen, technische und organisatorische Hürden frühzeitig zu identifizieren.

Fazit: Das digitale Arbeitszeugnis – Chancen und Herausforderungen

Die Einführung des digitalen Arbeitszeugnisses bringt Potenzial zur Effizienzsteigerung und zur Reduzierung von Papieraufwand. Allerdings stellt die notwendige qualifizierte elektronische Signatur viele Unternehmen vor praktische Herausforderungen, die nicht unterschätzt werden sollten. Wenn dein Unternehmen die Digitalisierung vorantreiben möchte, sollte es sich frühzeitig mit den technischen Anforderungen auseinandersetzen und die erforderlichen Schritte einleiten.

Wichtiger Hinweis: Ich bin kein Rechtsanwalt. Bei rechtlichen Fragen oder individuellen Fällen sollte unbedingt der Unternehmensanwalt oder ein spezialisierter Rechtsanwalt für Arbeitsrecht konsultiert werden, um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind und keine rechtlichen Risiken eingehen werden.