Als Personalentscheider oder Personalleiter bist du regelmäßig dafür verantwortlich, den Überblick über die Urlaubsansprüche deiner Mitarbeitenden zu behalten. Besonders, wenn es um den Urlaub aus dem Vorjahr geht, stellen sich häufig wichtige Fragen: Muss dieser bis zum Jahresende genommen werden? Was passiert, wenn Mitarbeitende den Urlaub nicht nehmen? Welche rechtlichen Regelungen gibt es? In diesem Artikel erfährst du, was du über den Resturlaub und die gesetzliche Frist wissen solltest und wie du als Personalverantwortlicher korrekt handelst.

Gesetzliche Regelungen zum Urlaub aus dem Vorjahr

Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) regelt, dass der Urlaub grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen werden muss. Es gibt jedoch eine Ausnahme: Der Urlaub kann ins Folgejahr übertragen werden, wenn der Mitarbeitende im laufenden Jahr aus Gründen, die er nicht zu vertreten hat – wie Krankheit oder dringende betriebliche Gründe – den Urlaub nicht nehmen konnte. In diesem Fall muss der Urlaub bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden. Danach verfällt der Urlaubsanspruch, es sei denn, der Arbeitnehmer konnte aufgrund außergewöhnlicher Umstände den Urlaub nicht in Anspruch nehmen.

Die Frist für den Urlaub aus dem Vorjahr

Nach § 7 Abs. 3 BUrlG muss der Resturlaub aus dem Vorjahr grundsätzlich bis spätestens zum 31. März des Folgejahres genommen werden. Eine Ausnahme besteht nur, wenn der Arbeitnehmer aus Gründen, die er nicht zu vertreten hat (z. B. Krankheit), den Urlaub nicht nehmen konnte. In solchen Fällen wird der Urlaubsanspruch auf das folgende Kalenderjahr übertragen, und der Urlaub muss dann ebenfalls bis zum 31. März genommen werden. Wichtig für dich als Personalentscheider: Achte darauf, dass du deine Mitarbeitenden rechtzeitig auf diese Frist hinweist.

Rechtliche Urteile und deren Bedeutung

Die rechtlichen Vorgaben wurden in mehreren wichtigen Urteilen bestätigt und präzisiert:

• EuGH-Urteil vom 6. November 2018 (C-684/16): Der Europäische Gerichtshof entschied, dass Urlaub nicht verfällt, wenn der Arbeitnehmer aufgrund von Krankheit nicht in der Lage war, seinen Urlaub zu nehmen. In solchen Fällen muss der Arbeitgeber den Mitarbeitenden auf den Urlaubsanspruch hinweisen, damit dieser nicht verfällt.
• BAG-Urteil vom 19. Februar 2019 (Az. 9 AZR 541/15): Das Bundesarbeitsgericht stellte klar, dass der Urlaub nur dann verfällt, wenn der Arbeitgeber den Mitarbeitenden über den Verfall der Urlaubsansprüche informiert hat. Auch hier wird betont, dass der Arbeitnehmer bei Krankheit oder anderen berechtigten Gründen Anspruch auf Übertragung des Urlaubs hat.

Tipps für die Praxis: So behältst du den Überblick

1. Frühzeitige Kommunikation: Informiere deine Mitarbeitenden frühzeitig über ihre Resturlaubstage und die Frist zum 31. März. Dies gibt ihnen genug Zeit, den Urlaub zu planen und zu nehmen.
2. Dokumentation ist entscheidend: Dokumentiere, wann du deine Mitarbeitenden über die Urlaubsansprüche informiert hast. Dies schützt dich im Falle von rechtlichen Auseinandersetzungen und hilft, Missverständnisse zu vermeiden.
3. Individuelle Ausnahmeregelungen: Bei Krankheit oder anderen außergewöhnlichen Umständen kann der Urlaub ins Folgejahr übertragen werden. Stelle sicher, dass du alle relevanten Nachweise sammelst und individuell prüfst, ob der Urlaubsanspruch bestehen bleibt.
4. Urlaubsplanung im Voraus: Plane den Urlaub deiner Mitarbeitenden frühzeitig, um den Überblick zu behalten. Eine frühzeitige Planung stellt sicher, dass der Urlaub rechtzeitig genommen wird und das Unternehmen nicht unter personellen Engpässen leidet.

Fazit: So gehst du als Personalentscheider richtig vor

Die gesetzlichen Regelungen zum Urlaub aus dem Vorjahr sind klar: Der Resturlaub muss bis spätestens zum 31. März des Folgejahres genommen werden. Andernfalls verfällt der Urlaubsanspruch. Als Personalverantwortlicher ist es wichtig, dass du deine Mitarbeitenden rechtzeitig informierst und sicherstellst, dass der Urlaub korrekt geplant und genommen wird. Bei besonderen Umständen wie Krankheit oder anderen außergewöhnlichen Gründen solltest du die Übertragung des Urlaubs prüfen und entsprechende Dokumentationen erstellen.

Wichtiger Hinweis: Ich bin kein Rechtsanwalt und kann keine rechtliche Beratung zu spezifischen Fällen leisten. Bei komplexeren oder individuellen Fragestellungen solltest du den Firmenanwalt für Arbeitsrecht hinzuziehen, um rechtliche Unsicherheiten zu klären.